為加強公司合同管理,避免或降低合同簽訂、履行過程中的風險,提高公司經(jīng)營效益,就合同管理機構(gòu)設(shè)置、合同文本的使用、合同檔案的保存、合同訂立前的調(diào)查、合同談判、合同條款的把握以及合同履行的監(jiān)管等內(nèi)容所確定的企業(yè)內(nèi)部行為規(guī)范,稱為合同管理制度。
一、合同管理制度的核心內(nèi)容
合同管理制度屬于企業(yè)的內(nèi)部風險控制制度,是企業(yè)的自我防范行為。各個企業(yè)的合同管理制度根據(jù)經(jīng)營管理的不同而存在差異,但核心都應當包括以下幾個方面的內(nèi)容。
(1)合同基本管理制度,該部分內(nèi)容是為了明確合同管理的部門人員設(shè)置、合同用印規(guī)范、標準文本的使用、合同檔案制度等。
(2)合同簽訂前的管理制度,要求公司在簽訂合同前進行必要的調(diào)查,并在簽訂前履行公司內(nèi)部的審批手續(xù)。
(3)合同訂立制度,主要包括合同訂立過程中談判策略、條款的把握等,確保能夠簽訂的合同有利于公司。
(4)合同履行管理制度,主要是合同履行過程中的跟進以及發(fā)現(xiàn)對方違約時的處理方式等。
二、合同管理制度的作用
越來越多的創(chuàng)業(yè)者已經(jīng)認識到合同管理制度的重要性,企業(yè)合同管理制度的建立并不意味都只制定一份書面的制度性文件即可,重要的是公司經(jīng)理層以及各職能部門應當具有合同管理意識,嚴格按照合同管理制度執(zhí)行。另外,合同管理制度是一種公司內(nèi)部管理制度,對外不具有法律效力。也就是說,公司不能因合同簽訂未遵守公司內(nèi)部合同管理制度為由,對外否認已簽
訂合同的效力。如果員工違反內(nèi)部合同管理制度,公司只能依據(jù)該制度對員工進行處罰。
1.內(nèi)部合同管理機構(gòu)
負責合同管理的是公司內(nèi)部法律事務部門。該部門對公司總經(jīng)理或者財務總監(jiān)負責。合同管理部門主要有以下職責。
（1）配合國家相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)業(yè)務需求擬定具體的合同管理制度，在公司董事會批準后組織實施。
（2）配合業(yè)務部門參與合同談判,負責公司擬簽訂合同的審核,從法律的角度把握簽約標準,，發(fā)現(xiàn)問題,提示風險,一般由公司業(yè)務部門及法務人員完成。
（3）起草公司內(nèi)部標準合同版本。
（4）負責定期追蹤各業(yè)務部門重大合同的履行情況,匯總公司合同執(zhí)行總體情況,并就存在的問題提出相應建議。
（5）當公司出現(xiàn)合同糾紛時,配合業(yè)務部門進行處理,及時采取法律措施,防止風險進一步擴大化。
（6）負責公司合同文本的登記歸檔工作。
（7）負責公司內(nèi)部合同管理制度的培訓,增強員工的合同管理意識。對于一些規(guī)模較小的公司,單獨設(shè)立法律事務部門成本較高,此時公司可以安排財務人員或者行政管理人員或聘請外部律師作為法律顧問,兼職代理合同管理事務。
2.外部合同管理機構(gòu)
除了前述內(nèi)部法律事務部門之外,還包括其他與合同相關(guān)的部門。
(1)公司業(yè)務部門,例如采購部門、業(yè)務部門,負責合同內(nèi)容的具體談判與訂立,交易相對方的資格審查、確定合同中的商務條款、合同簽訂后限進合同履行狀況、發(fā)現(xiàn)異常時及時匯報。
(2)合同決定部門,通常而言,公司法律事務部門僅就合同中的法律條款提出修改意見,合同中的商務條款需要業(yè)務部門確認,但最終合同簽訂與否需要由有權(quán)部門決定,這個有權(quán)部門就是合同決定部門。不同規(guī)模的公司,其合同決定部門會有很大的差異,小微企業(yè)可能直接由控制公司日常運營的控股股東或其代表決定是否簽訂某個合同。而規(guī)模稍大的公司則會根據(jù)內(nèi)部
授權(quán)機制確定其相應的合同決定部門,比如,對于日常運營合同,一般由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、業(yè)務總監(jiān)審批,具體審核權(quán)限可根據(jù)合同金額以及合同類別確定;對于超過一定金額的合同以及特殊類的合同(如擔保、投資、財產(chǎn)贈予等),則必須由董事會進行審批;如果合同內(nèi)容尤其重大,就要提交股東會決定。
(3)公司財務部門,負責合同金額核實以及配合業(yè)務部門跟進合同履行過程中的收付款情況,定期催討合同未付款項。
(4)印章管理部門,負責合同簽訂時用印的監(jiān)督工作,確保每一份合同在加蓋公司印章之前均得到了法律事務部門的審核,并最終由公司合同決定部進行了確認。
總之,公司的合同管理制度要想順利運轉(zhuǎn),必須得到公司最高層的重視,以及合同管理部門、業(yè)務部門、財務部門等各部門的全力配合。合同簽訂需要加蓋公司的印章。就合同上需要加蓋的印章而言,可以是公司的公章,也可以是公司的合同專用章,兩者都可以表示公司對合同內(nèi)容的認可,公司愿意按照合同條款承擔相應的義務與責任。