實踐中，有的企業(yè)為了管理便利，除法人章外還刻有人事章、財務(wù)章等多枚業(yè)務(wù)公章，業(yè)務(wù)章與法人章混同使用，并由不同部門和人員管理，企業(yè)沒有將所有公章進行集中統(tǒng)一管理，也未對各業(yè)務(wù)部門的職能和負責(zé)人員的職責(zé)進行明確規(guī)定，導(dǎo)致多種亂象的產(chǎn)生。
如部門負責(zé)人越權(quán)出具收入證明、獎金承諾等書面證明，據(jù)此向用人單位主張高額賠償。部分企業(yè)提成管理制度、獎金制度不規(guī)范，獎金發(fā)放、提成核算往往僅憑負責(zé)人口頭承諾，再加上合同章、財務(wù)章沒有進行統(tǒng)一管理，或用章隨意性大，人事、會計等業(yè)務(wù)核心人員可能利用使用公章的便利，為自己或他人出具提成明細，獎金分配承諾等協(xié)議，并加蓋財務(wù)章或人事章。還存在部分用人單位在員工入職時，與勞動者簽訂的勞動合同僅加蓋有人事章，進而引發(fā)勞動者不認可勞動合同效力，而向用人單位主張未簽訂書面勞動合同二倍工資的訴訟。
深圳律師提醒內(nèi)部管理不規(guī)范易導(dǎo)致不利訴訟結(jié)果。
部分公司沒有建立規(guī)范的檔案管理、文件保存制度，許多重要的材料往往是由高管人員直接保存管理。高級管理人員能接觸到核心業(yè)務(wù)，也有公章使用的便利。審判實踐中，高管人員在訴訟中出具許多加蓋公章的對其有利的證據(jù)材料。用人單位往往主張公章系由高管人員私自加蓋，未經(jīng)公司授權(quán)同意，不能代表公司的真實意思。但根據(jù)書證的認定規(guī)則，勞動者提供加蓋有公章的材料，應(yīng)推定書面證據(jù)的真實性。如果用人單位主張公章系由高管私自加蓋，應(yīng)由用人單位就公章保管、私自加蓋承擔(dān)舉證責(zé)任。但用人單位往往很難就此提供證據(jù)，從而導(dǎo)致案件結(jié)果對公司不利。
相關(guān)勞動爭議訴訟中，用人單位多對公章的真實性提出異議，并申請司法鑒定。然而實踐中，公司的人事章、財務(wù)章等業(yè)務(wù)章，一般都是為了內(nèi)部管理使用而刻制，并沒有在工商管理部門備案。在鑒定程序時，由于缺乏雙方認可的鑒定檢材，導(dǎo)致無法進行真?zhèn)舞b定。還有的案件中，公司有兩枚不同公章，也就是所謂的注冊章和內(nèi)部使用章，并且兩枚章同時混合使用，這也使檢材無法確定，不能通過鑒定對公章真實性進行認定。
深圳律師就規(guī)范管理提出以下建議：
“企業(yè)健全管理機制，防止公章被他人私用而侵害公司的利益有諸多途徑。”如做好公章保管、使用登記造冊，通過公司章程、員工手冊明確法定代表人的權(quán)限，明確高級管理人員薪酬、職責(zé)范圍，通過辦公系統(tǒng)將相關(guān)制度進行公示告知。如果企業(yè)管理人員在明知存在用章權(quán)限的情況下，仍然惡意串通私自加蓋公章出具對其有利的材料，屬于有違忠實義務(wù)，相關(guān)證據(jù)無效；充分利用信息化手段轉(zhuǎn)變管理方式，建立線上公章使用管理系統(tǒng)，從公章申請、審批、蓋印都做到有跡可尋，解決舉證困難的問題。
司法實踐中，企業(yè)高管的代表行為涉及到公司法與勞動法的交叉適用，高管既是勞動者也是代表企業(yè)的管理者，正是基于高管的特殊身份，在案件審理中，法院也會適度分配勞動者與用人單位的舉證責(zé)任，平衡雙方的權(quán)利義務(wù)。