實(shí)踐中，有的企業(yè)為了管理便利，除法人章外還刻有人事章、財(cái)務(wù)章等多枚業(yè)務(wù)公章，業(yè)務(wù)章與法人章混同使用，并由不同部門和人員管理，企業(yè)沒(méi)有將所有公章進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，也未對(duì)各業(yè)務(wù)部門的職能和負(fù)責(zé)人員的職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，導(dǎo)致多種亂象的產(chǎn)生。
如部門負(fù)責(zé)人越權(quán)出具收入證明、獎(jiǎng)金承諾等書面證明，據(jù)此向用人單位主張高額賠償。部分企業(yè)提成管理制度、獎(jiǎng)金制度不規(guī)范，獎(jiǎng)金發(fā)放、提成核算往往僅憑負(fù)責(zé)人口頭承諾，再加上合同章、財(cái)務(wù)章沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理，或用章隨意性大，人事、會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)核心人員可能利用使用公章的便利，為自己或他人出具提成明細(xì)，獎(jiǎng)金分配承諾等協(xié)議，并加蓋財(cái)務(wù)章或人事章。還存在部分用人單位在員工入職時(shí)，與勞動(dòng)者簽訂的勞動(dòng)合同僅加蓋有人事章，進(jìn)而引發(fā)勞動(dòng)者不認(rèn)可勞動(dòng)合同效力，而向用人單位主張未簽訂書面勞動(dòng)合同二倍工資的訴訟。
深圳律師提醒內(nèi)部管理不規(guī)范易導(dǎo)致不利訴訟結(jié)果。
部分公司沒(méi)有建立規(guī)范的檔案管理、文件保存制度，許多重要的材料往往是由高管人員直接保存管理。高級(jí)管理人員能接觸到核心業(yè)務(wù)，也有公章使用的便利。審判實(shí)踐中，高管人員在訴訟中出具許多加蓋公章的對(duì)其有利的證據(jù)材料。用人單位往往主張公章系由高管人員私自加蓋，未經(jīng)公司授權(quán)同意，不能代表公司的真實(shí)意思。但根據(jù)書證的認(rèn)定規(guī)則，勞動(dòng)者提供加蓋有公章的材料，應(yīng)推定書面證據(jù)的真實(shí)性。如果用人單位主張公章系由高管私自加蓋，應(yīng)由用人單位就公章保管、私自加蓋承擔(dān)舉證責(zé)任。但用人單位往往很難就此提供證據(jù)，從而導(dǎo)致案件結(jié)果對(duì)公司不利。
相關(guān)勞動(dòng)爭(zhēng)議訴訟中，用人單位多對(duì)公章的真實(shí)性提出異議，并申請(qǐng)司法鑒定。然而實(shí)踐中，公司的人事章、財(cái)務(wù)章等業(yè)務(wù)章，一般都是為了內(nèi)部管理使用而刻制，并沒(méi)有在工商管理部門備案。在鑒定程序時(shí)，由于缺乏雙方認(rèn)可的鑒定檢材，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行真?zhèn)舞b定。還有的案件中，公司有兩枚不同公章，也就是所謂的注冊(cè)章和內(nèi)部使用章，并且兩枚章同時(shí)混合使用，這也使檢材無(wú)法確定，不能通過(guò)鑒定對(duì)公章真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)定。
深圳律師就規(guī)范管理提出以下建議：
“企業(yè)健全管理機(jī)制，防止公章被他人私用而侵害公司的利益有諸多途徑?！比缱龊霉卤９?、使用登記造冊(cè)，通過(guò)公司章程、員工手冊(cè)明確法定代表人的權(quán)限，明確高級(jí)管理人員薪酬、職責(zé)范圍，通過(guò)辦公系統(tǒng)將相關(guān)制度進(jìn)行公示告知。如果企業(yè)管理人員在明知存在用章權(quán)限的情況下，仍然惡意串通私自加蓋公章出具對(duì)其有利的材料，屬于有違忠實(shí)義務(wù)，相關(guān)證據(jù)無(wú)效；充分利用信息化手段轉(zhuǎn)變管理方式，建立線上公章使用管理系統(tǒng)，從公章申請(qǐng)、審批、蓋印都做到有跡可尋，解決舉證困難的問(wèn)題。
司法實(shí)踐中，企業(yè)高管的代表行為涉及到公司法與勞動(dòng)法的交叉適用，高管既是勞動(dòng)者也是代表企業(yè)的管理者，正是基于高管的特殊身份，在案件審理中，法院也會(huì)適度分配勞動(dòng)者與用人單位的舉證責(zé)任，平衡雙方的權(quán)利義務(wù)。